在招投标过程中，与投标人存在关联关系的情况是需要特别注意的问题。为了避免潜在的利益冲突或不公正的竞争，招标方通常会要求投标人提供一份详细的关联关系说明。这份说明不仅是对项目公平性的保障，也是对所有参与方透明度的要求。那么，如何撰写这样的一份情况说明呢？以下是一些建议和注意事项。

明确定义关联关系

首先，在撰写说明时，应明确什么是“关联关系”。根据相关法律法规，常见的关联关系包括但不限于：

- 控股关系：一方能够控制另一方的财务和经营决策。

- 共同控制关系：多方共同控制某一主体。

- 重大影响关系：一方对另一方的经营决策有显著影响。

- 亲属关系：如家族成员之间的联系。

明确这些概念有助于避免模糊地带，并确保信息的准确性。

内容结构清晰

一份好的关联关系说明应该条理分明，逻辑清晰。可以按照以下结构来组织

1. 基本情况介绍

简要概述投标人及其关联单位的基本信息，包括名称、注册地址、主营业务等。

2. 关联关系描述

详细列出与投标人的关联单位，并逐一说明其具体的关联性质（如控股、参股、合作等）以及关联程度。

3. 利益冲突评估

分析是否存在可能的利益冲突情形，并阐述采取了哪些措施以防止此类冲突的发生。

4. 承诺声明

表明投标人愿意接受监督审查的态度，并承诺所提供的信息真实有效。

注意事项

- 数据准确无误：提供的所有信息都必须基于事实，不得虚构或隐瞒。

- 语言简洁明了：尽量使用通俗易懂的语言表达复杂的专业术语。

- 附上证明材料：如果条件允许，可以附上公司章程、股权结构图等相关文件作为佐证。

- 及时更新信息：随着时间推移，公司的股权架构可能会发生变化，因此需定期检查并更新相关信息。

示例模板

以下是一个简单的模板供参考：

关于与投标人存在关联关系的单位情况说明

尊敬的招标方：

我司现就与本项目的投标人之间存在的关联关系作如下说明：

1. 投标人基本信息

名称：[填写名称]

注册地址：[填写地址]

主营业务：[填写业务范围]

2. 关联单位列表

单位A：持股比例X%，为投标人的控股股东；

单位B：持股比例Y%，与投标人存在合作关系；

单位C：法定代表人为投标人的主要负责人之直系亲属。

3. 利益冲突评估

经核查，上述关联单位均未直接参与本次投标活动，且不存在任何可能影响项目公正性的行为。

4. 承诺声明

我司保证以上所述内容真实可靠，并愿意配合贵方进行进一步核实。如有虚假陈述，愿承担相应法律责任。

特此说明！

[公司公章]

日期：[填写日期]

总之，编写一份高质量的关联关系说明不仅能够体现投标人的诚信度，也能帮助招标方更好地做出判断。希望上述建议能对你有所帮助！